Александр Мусатов, тренер-консультант, автор учебников для сотрудников ресторанов и совладелец Hendrick's bar и True Burger Bar предлагает вместе детально рассмотреть и проанализировать обязанности руководителя ресторана.
Ранее мы уже рассматривали детально обязанности руководителя ресторана на основе способа структурирования большого объема информации в виде Карты знаний, определения функций, исполняемых управляющим по каждому направлению, и формирования функционала руководителя как такового.
Анализ обязанностей руководителя ресторана нагляднее всего рассматривать с помощью таблицы. Добавьте одну колонку справа от всех действий руководителя, которые вы перечислили, и напротив каждого пункта указывайте один из вариантов решения:
1) формализовать;
2) обучить;
3) контролировать;
4) делегировать;
5) удалить.
Объясню более подробно значение каждого пункта.
Формализовать. Выбирайте данное решение, если в вашем ресторане (в вашей компании) процессы по этому пункту не формализованы. То есть, возможно, они исполняются, но нигде не описаны (отсутствуют инструкции и регламент выполнения этой работы). Вы помните правило: то, что не формализовано, того не существует. Скорее всего, это процесс, «завязанный» на человека. То есть процесс с высоким риском. Нет человека — нет процесса. Необходимо описать его, то есть формализовать.
Обучить. Выбирайте данное решение в случае, если этот процесс описан, но ваш руководитель не знает или не умеет его выполнять. Требовать от сотрудника исполнения работы, при этом не обучив его исполнению, согласитесь, странный и неэффективный подход к управлению.
Контролировать. Данное решение подойдет в случае, если процесс описан, сотрудник обучен его выполнению. Остается дело за малым — контролировать его исполнение. Возможно, по данному действию вы сможете в будущем установить «контрольные точки оценки эффективности» исполнения данного процесса. Но об этом позже.
Делегировать. В ходе анализа обязанностей вы можете прийти к выводу, что данную работу необязательно должен выполнять именно этот сотрудник. Более того, для повышения эффективности руководителя и для развития своих подчиненных данную обязанность необходимо делегировать. Помните, что делегирование не подразумевает простое «спихивание» своих обязанностей на своих подчиненных, оно должно сопровождаться обучением и постоянным контролем исполнения делегируемых обязанностей.
Несколько важных правил делегирования
Делегируйте подчиненным такой уровень полномочий, который является необходимым и достаточным для выполнения порученных задач.
Не выполняйте работу за исполнителя, а только, если есть необходимость, помогайте.
Убедитесь, что сотрудники поняли задание.
Установите сроки начала и завершения работы. Большие задания разбейте на этапы.
Обучите подчиненных новым обязанностям.
Не допускайте несанкционированных заданий, они должны поступать в соответствии с иерархией управления.
Поощряйте своих сотрудников за эффективное выполнение порученных задач.
Кстати, многие руководители подчеркивают, что именно соблюдение п. 2 вызывает у них наибольшие трудности. Да еще и поговорка «Хочешь сделать хорошо, сделай это сам» мешает развивать своих сотрудников. Избавляйтесь от привычки все делать самостоятельно. Рано или поздно вы замкнете все процессы на себе, перестанете справляться с работой, станете неэффективными и не сможете сформировать вокруг себя команду профессионалов.
Дабы избежать этих и других трудностей при делегировании, помните о часто совершаемых ошибках и постарайтесь не допускать их в своей работе.
Типичные ошибки при делегировании полномочий
Неумение объяснить задание. Точность и полнота описания проблемы, а также емкость формулировки задания влияют на качественное выполнение.
Отказ от использования обратной связи. Даже при передаче задач другому сотруднику продолжайте контролировать их выполнение. Попросите, например, показывать вам промежуточные результаты работы, договоритесь о систематических отчетах о выполняемых работах (в письменном или устном виде). Сотрудники будут работать более эффективно, если будут знать, что каждый четверг у них встреча с вами для отчета.
Недовольство работой подчиненного. Конструктивную критику и полезные рекомендации высказывать можно и нужно. Но никогда не выражайте свое недовольство тем, как складывается ситуация, если у вас нет конкретных предложений по ее улучшению.
Боязнь потерять авторитет. Признавать компетентность сотрудников в некоторых вопросах очень важно. Тем самым вы мотивируете их развиваться и становиться более профессиональными в своей должности.
Удалить. Возможно, в процессе создания Карты знания вы «психанули» и написали лишние обязанности данному сотруднику. В их исполнении нет производственной необходимости. Не стоит нагружать своих подчиненных лишней работой.
Результатом вашего анализа станет принятие решений по каждому пункту обязанностей вашего руководителя.
В списке должны остаться только те обязанности, которые ваш сотрудник должен выполнять. Утверждение каждого пункта, а также решений по каждому из них должны проходить в обсуждении минимум с самим сотрудником.
В идеале это обсуждение нужно выносить на встречи рабочей группы, чтобы каждый руководитель знал, за что отвечает его коллега и какие обязанности он выполняет.
Пример обязанностей шеф-повара
Рассмотрим на конкретном примере конечный вариант обязанностей одного из руководителей. Поскольку управляющий и менеджеры (администраторы) — это позиции, для которых, на мой взгляд, утвердить перечень обязанностей вам не составит труда, я выбрал позицию шеф-повара как одну из самых плохо формализованных, исходя из моего опыта.
На следующей странице вы увидите Пример обязанностей шеф-повара ресторана, с которым можно работать.
Документация руководителя
Получился довольно полный документ, включающий в себя практически все аспекты работы шеф-повара. Более того, как вы видите, в крайней правой колонке указаны периодичность и частота выполнения той или иной обязанности.
Внимательно ознакомившись с документом, вы наверняка обратили внимание на достаточно большое количество документов, с которыми приходится работать руководителю. Мы можем облегчить себе работу и составить некий реестр документации, с которой работает тот или иной сотрудник, а также сразу определить, от кого получает входную информацию руководитель или кому он эту информацию предоставляет.
Подробнее об этой теме и о других вопросах стандартизации работы читайте в моей новой книге «Стандартизация ресторана. Шаг за Шагом», которую можно купить на нашем сайте.
Comments