Александр Голуб,
руководитель отдела бизнес-процессов «Кнайпа PRO»
Сегодня в каждом ресторане есть учетная система. Даже ларьки и точки выездной торговли максимально пытаются автоматизировать свои процессы.
Все понимают, что это важно. Но для чего и какой должна быть учетная система, к сожалению, не все понимают. При этом часто возникают ситуации, когда за ее выбор берутся перед самым запуском ресторана. Начиная с беглого опроса бухгалтера и заканчивая быстрым мониторингом рынка. В результате получается программа, которая не соответствует даже общим требованиям, и уж тем более не может развиваться и адаптироваться под новые правила.
Поэтому крайне важно знать требования, предъявляемыми к учету, который планируется вести на предприятии.
Если нужно только фиксировать продажи и считать фудкост, то на рынке есть достаточно маленьких программ, построенных на «облачных» решениях, которые вполне справятся с данной задачей. Но это будет не учетная система, а автоматизация учетных процедур. Они будут легки в настройках, просты в использовании, даже красивы, но не покажут вам учета денежных средств, расчета зарплаты, МБП, основных средств, взаиморасчетов с поставщиками и т.д. Это не их задача.
Если вам нужен полный учет на предприятии, придется выбирать более сложную систему. Какую выбрать, решать только вам. Начните с вопроса, покажет ли вам система три основных отчета: «Отчет о прибылях и убытках» (P&L), «Баланс» и «Отчет о движении денежных средств» (ДДС). Причем все они должны работать online. Если да, то вы на верном пути. Далее определите, какие показатели вам необходимы для контроля и управления предприятием. При этом важно помнить о всех пользователях учетной информации.
Кто такие пользователи учетной информации? Сама учетная система выполняет две функции: во- первых, фиксирует данные (информацию), во-вторых, предоставляет данные в виде отчетов для принятия управленческих решений.
И тут возникает вопрос: для кого и какие отчеты должны предоставляться?
Для тех самых пользователей. А это, прежде всего, инвестор. И если вы предоставите ему те самые три основных отчета, указанных выше, то он будет видеть, как работают его деньги, насколько эффективно вы используете ресурсы, и в каком состоянии находится сейчас предприятие. Инвестор оперирует общими показателями. Но задает степень детализации, вид и актуальность информации.
Следующие пользователи — управленцы. Ими могут быть и директор, и руководитель подразделения. Они в текущей работе оперируют другими важными для них показателями. И здесь важно, какую оперативную информацию они могут получать и насколько легко создавать собственные отчеты в разрезе любых показателей. При выборе программы они должны указать, какие учетные данные и финансовые показатели им нужны. Какие действия сотрудников они будут контролировать, какие отчеты системы лояльности им важны.
Также пользователями учетной информации выступают налоговики. Так что надо учесть и их при выборе программы.
Программу, которая полностью удовлетворит все ваши потребности, найти почти невозможно. Поэтому приходится выбирать ту, которая максимально соответствует вашим критериям. Это будет основа вашей учетной системы.
Остальное, в силу необходимости, придется либо самостоятельно дописывать, либо адаптировать стороннее приложение, которое «заточено» под ваши бизнес-процессы. Это легко сделать, если у основного вашего продукта есть открытый API — набор готовых классов, функций и процедур, предоставляемых программой для использования во внешних приложениях.
Если у выбранного вами продукта есть все, что пере- числено выше, значит, вы взвешенно подошли к выбору программы, и она сделает для вас весь учет и бизнес-процессы прозрачными, облегчит работу всему персоналу, поможет управлять покупателями, делая их визиты более частыми и приятными благо- даря удивительному сервису.
Очень важно, чтобы инвестор лично участвовал в принятии решения о выборе программы для учетной системы. Необязательно погружаться глубоко. Но важно иметь представление в целом о возможностях системы. Поэтому хотя бы общую презентацию получить надо (даже если уже работаете в этой программе)!
Итак, получив представление о программе, важно, чтобы инвестор в дальнейшем имел возможность самостоятельного подключения к учетной системе для контроля и управления.
Почему это важно? Потому что отчеты на бумажках от бухгалтера не гарантируют достоверности информации. Важно видеть, что происходит с вложенными деньгами прямо сейчас. Иметь возможность вмешаться.
Кроме того, на бумажке зачастую бухгалтер подает отчет в каком-то хитроумном виде. Ловко рассказывая о каждой цифре, быстро перескакивая от суммы к сумме. Но общей картины у инвестора почему-то не складывается, особенно в итоге не понятно, сколько заработали и сколько можно забрать в этом месяце...
Не бухгалтер должен формировать учет и учетную политику, а именно инвестор, и никто другой. Он должен указать, какая детализация данных должна отражаться в учете и какова актуальность информации должна быть. Поверьте, ничего сложного в этом нет. Достаточно чуть- чуть вникнуть.
#201807
