253 (2).jpg

Эффективная организация работы кухни. Часть 4. Инвентаризация


Уважаемые шеф-повара, су-шефы и управляющие, мы продолжаем серию учебных статей по эффективной организации работы кухни в ресторане. В этой части мы рассмотрим такую очень не любимую тему, как инвентаризация, а именно: ее виды и процедуру, причины излишков и недостачи, а также ответственность по результатам. Это важно знать, ведь неправильно проведенная инвентаризация может превратиться в фарс, банальную процедуру «для отвода глаз». Данный материал — о том, как сделать инвентаризацию надежным помощником для обеспечения порядка в учете ваших ресторанов.

Виды инвентаризации Инвентаризация — это сложный, но необходимый процесс, который является неотъемлемой частью работы всех ресторанов. Многие убеждены, что инвентаризация сопряжена с целым рядом сложностей и ненужных организационных хлопот. В этом материале я приведу примеры, которые подтверждают важность и необходимость инвентаризации.

Инвентаризация делится по периодичности и задачам на выборочную, полную и точечную (см. Схему 1). Рассмотрим на примере выборочную инвентаризацию.

Пример. Однажды мы с коллегами проводили ребрендинг турецкого ресторана и пригласили на должность бренд-шефа турецкого шеф-повара. И он поставил условие, что линейными поварами должны работать только восточные люди. Ресторан открыли, пошел поток гостей. Интересные мясные блюда, особенно из баранины, пользовались большой популярностью. Соответственно, шеф каждый день заказывал солидный объем баранины. Но однажды бухгалтер обеспокоилась: почему шеф заказывает баранину, когда ее на остатке 50 кг? В ответ эмоциональный шеф размахивал руками, потрясая набережную громогласностью, и требовал баранину, которой, по его словам, не было. Но, в то же время, все данные указывали на ее большой остаток!

Тогда мы на два дня поставили технолога на процесс приготовления баранины и выяснили, что щедрые восточные повара от души угощали гостей. Там, где по технологии нужно было 200 грамм, уходили все 300, а там, где должно было быть 150, повар щедро выдавал 250 грамм!

Гостям это очень нравилось, и было множество благодарных отзывов. Хорошо, что тогда еще не был популярен Facebook, и мы не успели накормить весь Киев щедрыми порциями, а также не довели недостачу баранины до 300 кг! Внимательность бухгалтера и управляющей позволили нам не постфактум, во время плановой инвентаризации, сосчитать убытки, а предотвратить их сразу. Позже нам два месяца пришлось систематически проводить выборочную инвентаризацию по этой группе товара, чтобы научить поваров работать по нормам и вывести «в ноль» потери.

Несмотря на четкие инструкции по проведению каждого вида инвентаризации, одним из важных моментов точечных и выборочных инвентаризаций является их внезапность. Рассмотрим на примере. Пример. В одном из ночных клубов мы проводили внезапную инвентаризацию по нескольким группам товаров, которые вызывали у нас сомнения. Скорее всего, проверка была не столь внезапной, и сотрудники успели подготовиться. После переучета мы уехали, но через 1,5 часа вернулись для следующей точечной инвентаризации — и нашли много неучтенного товара! Я рекомендую точечные и внезапные инвентаризации делать действительно внезапными, а также не полениться и вернуться туда, где проверяющих уже никто не ждет.

Двойная проверка Одним из способов повысить эффективность инвентаризации вдвое является «двойная проверка». Это метод проведения инвентаризации, при котором сотрудники, считавшие конкретный тип товара, меняются между собой. Таким образом они пересчитывают группу, которую проверяли их коллеги. Конечно, такой метод инвентаризации требует больше времени, зато можно получить очень точные результаты.

Какой же вид и метод инвентаризации следует предпочесть? Это зависит от результатов инвентаризации. Рассмотрим пример. Пример. Во время аудита всех процессов в ресторанах наша команда всегда держит под контролем инвентаризацию. Более того, первый вопрос, который мы задаем, — о частоте инвентаризаций и их результатах. В одном из ресторанов мы столкнулись с тем, что переучеты проходили только перед обновлением меню. Причем, результат инвентаризации подсчитывался 1–2 недели, когда он был совершенно не актуален и не информативен. Но, в то же время, в ресторане был достаточно большой оборот, и хорошая прибыль не давала повода собственникам задуматься о том, что у них большие потери. По нашим подсчетам, эти потери составляли примерно 20–25% от чистой прибыли. Цифра внушительная. Сейчас в данном ресторане работает система разных видов переучета, и мы рады, что смогли вовремя помочь справиться с проблемой учета.

Выбор ритма инвентаризации В одних ресторанах проводят инвентаризацию раз в месяц, в других — раз в квартал, а есть и такие, где проводят переучет с каждой пересменкой. В моей практике было заведение, в котором считали продукты и напитки каждый день. В итоге это приводило к большой текучке персонала, так как после окончания рабочего дня работники еще два часа проводили переучет. На основании своего опыта мы рекомендуем следующий ритм инвентаризации (см. Схему 2).

Инициатором и организатором проведения переучетов должен быть бухгалтер ресторана. Хочу напомнить, что основной функцией бухгалтера в ресторане должна быть организация системного контроля и правильного движения и учета всех материальных ценностей на предприятии, а не ввод документов в программу, отчетность (это должно происходить автоматически, нажатием одной кнопки) или подсчет денег. Подготовка учетной системы к инвентаризации

Для подготовки учетной системы перед фактической инвентаризацией необходимо:

-закрыть период,

-восстановить базу,

-устранить все случаи некорректных движений (особенно отрицательные остатки), -назначить исполнителей из незаинтересованных сотрудников,

-выбрать время переучета,

-выдать инвентаризационные ведомости без цифр каждому сотруднику, который участвует в переучете.

Для подготовки и оптимального проведения инвентаризации нужно учесть и выполнить следующее:

-выбрать время минимальной загрузки ресторана на основании чекового анализа продаж или сделать переучет до открытия смены;

-выделить отдельное место для приема товара, если он производится во время переучета, чтобы исключить смешивание товарных запасов — учтенных и только принятых;

-блокировать доступ к отдельным полкам на время, пока на них пересчитывается товар;

-скорректировать сумму недостач, выявленных после завершения инвентаризации, в размере суммы продаж за текущую смену;

-пересчитать полуфабрикаты и рассчитать их для продуктов, которые на момент инвентаризации находятся в ПФ.

Обработка результатов после фактического переучета

Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов инвентаризации, является выявление фальсификаций.

О наличии фальсификаций могут свидетельствовать:

-неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнали под «нужные»);

-отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для пересортицы; -отсутствие