Уважаемые шеф-повара, су-шефы и управляющие, мы продолжаем серию учебных статей по эффективной организации работы кухни в ресторане. В этой части мы рассмотрим такую очень не любимую тему, как инвентаризация, а именно: ее виды и процедуру, причины излишков и недостачи, а также ответственность по результатам. Это важно знать, ведь неправильно проведенная инвентаризация может превратиться в фарс, банальную процедуру «для отвода глаз». Данный материал — о том, как сделать инвентаризацию надежным помощником для обеспечения порядка в учете ваших ресторанов.
Виды инвентаризации Инвентаризация — это сложный, но необходимый процесс, который является неотъемлемой частью работы всех ресторанов. Многие убеждены, что инвентаризация сопряжена с целым рядом сложностей и ненужных организационных хлопот. В этом материале я приведу примеры, которые подтверждают важность и необходимость инвентаризации.
Инвентаризация делится по периодичности и задачам на выборочную, полную и точечную (см. Схему 1). Рассмотрим на примере выборочную инвентаризацию.
Пример. Однажды мы с коллегами проводили ребрендинг турецкого ресторана и пригласили на должность бренд-шефа турецкого шеф-повара. И он поставил условие, что линейными поварами должны работать только восточные люди. Ресторан открыли, пошел поток гостей. Интересные мясные блюда, особенно из баранины, пользовались большой популярностью. Соответственно, шеф каждый день заказывал солидный объем баранины. Но однажды бухгалтер обеспокоилась: почему шеф заказывает баранину, когда ее на остатке 50 кг? В ответ эмоциональный шеф размахивал руками, потрясая набережную громогласностью, и требовал баранину, которой, по его словам, не было. Но, в то же время, все данные указывали на ее большой остаток!
Тогда мы на два дня поставили технолога на процесс приготовления баранины и выяснили, что щедрые восточные повара от души угощали гостей. Там, где по технологии нужно было 200 грамм, уходили все 300, а там, где должно было быть 150, повар щедро выдавал 250 грамм!
Гостям это очень нравилось, и было множество благодарных отзывов. Хорошо, что тогда еще не был популярен Facebook, и мы не успели накормить весь Киев щедрыми порциями, а также не довели недостачу баранины до 300 кг! Внимательность бухгалтера и управляющей позволили нам не постфактум, во время плановой инвентаризации, сосчитать убытки, а предотвратить их сразу. Позже нам два месяца пришлось систематически проводить выборочную инвентаризацию по этой группе товара, чтобы научить поваров работать по нормам и вывести «в ноль» потери.
Несмотря на четкие инструкции по проведению каждого вида инвентаризации, одним из важных моментов точечных и выборочных инвентаризаций является их внезапность. Рассмотрим на примере. Пример. В одном из ночных клубов мы проводили внезапную инвентаризацию по нескольким группам товаров, которые вызывали у нас сомнения. Скорее всего, проверка была не столь внезапной, и сотрудники успели подготовиться. После переучета мы уехали, но через 1,5 часа вернулись для следующей точечной инвентаризации — и нашли много неучтенного товара! Я рекомендую точечные и внезапные инвентаризации делать действительно внезапными, а также не полениться и вернуться туда, где проверяющих уже никто не ждет.
Двойная проверка Одним из способов повысить эффективность инвентаризации вдвое является «двойная проверка». Это метод проведения инвентаризации, при котором сотрудники, считавшие конкретный тип товара, меняются между собой. Таким образом они пересчитывают группу, которую проверяли их коллеги. Конечно, такой метод инвентаризации требует больше времени, зато можно получить очень точные результаты.
Какой же вид и метод инвентаризации следует предпочесть? Это зависит от результатов инвентаризации. Рассмотрим пример. Пример. Во время аудита всех процессов в ресторанах наша команда всегда держит под контролем инвентаризацию. Более того, первый вопрос, который мы задаем, — о частоте инвентаризаций и их результатах. В одном из ресторанов мы столкнулись с тем, что переучеты проходили только перед обновлением меню. Причем, результат инвентаризации подсчитывался 1–2 недели, когда он был совершенно не актуален и не информативен. Но, в то же время, в ресторане был достаточно большой оборот, и хорошая прибыль не давала повода собственникам задуматься о том, что у них большие потери. По нашим подсчетам, эти потери составляли примерно 20–25% от чистой прибыли. Цифра внушительная. Сейчас в данном ресторане работает система разных видов переучета, и мы рады, что смогли вовремя помочь справиться с проблемой учета.
Выбор ритма инвентаризации В одних ресторанах проводят инвентаризацию раз в месяц, в других — раз в квартал, а есть и такие, где проводят переучет с каждой пересменкой. В моей практике было заведение, в котором считали продукты и напитки каждый день. В итоге это приводило к большой текучке персонала, так как после окончания рабочего дня работники еще два часа проводили переучет. На основании своего опыта мы рекомендуем следующий ритм инвентаризации (см. Схему 2).
Инициатором и организатором проведения переучетов должен быть бухгалтер ресторана. Хочу напомнить, что основной функцией бухгалтера в ресторане должна быть организация системного контроля и правильного движения и учета всех материальных ценностей на предприятии, а не ввод документов в программу, отчетность (это должно происходить автоматически, нажатием одной кнопки) или подсчет денег. Подготовка учетной системы к инвентаризации
Для подготовки учетной системы перед фактической инвентаризацией необходимо:
-закрыть период,
-восстановить базу,
-устранить все случаи некорректных движений (особенно отрицательные остатки), -назначить исполнителей из незаинтересованных сотрудников,
-выбрать время переучета,
-выдать инвентаризационные ведомости без цифр каждому сотруднику, который участвует в переучете.
Для подготовки и оптимального проведения инвентаризации нужно учесть и выполнить следующее:
-выбрать время минимальной загрузки ресторана на основании чекового анализа продаж или сделать переучет до открытия смены;
-выделить отдельное место для приема товара, если он производится во время переучета, чтобы исключить смешивание товарных запасов — учтенных и только принятых;
-блокировать доступ к отдельным полкам на время, пока на них пересчитывается товар;
-скорректировать сумму недостач, выявленных после завершения инвентаризации, в размере суммы продаж за текущую смену;
-пересчитать полуфабрикаты и рассчитать их для продуктов, которые на момент инвентаризации находятся в ПФ.
Обработка результатов после фактического переучета
Одним из важнейших вопросов, связанных с обработкой результатов инвентаризации, является выявление фальсификаций.
О наличии фальсификаций могут свидетельствовать:
-неправдоподобно красивые результаты переучета (скорее всего, результаты инвентаризации подогнали под «нужные»);
-отсутствие расхождений в группах товаров, популярных для пересортицы; -отсутствие расхождений в остатках товаров (скорее всего, сотрудники каким-то образом получили данные об учетных остатках и свели их к необходимым значениям);
-недостачи в остатках не связаны с популярными для хищения товарами; контрольный пересчет отличается от основного с высокой вероятностью (свидетельствует о саботаже либо контрольного пересчета, либо всего переучета).
Существуют и такие показатели, которые нужно проверить до начала инвентаризации. Например, перед переучетом очень важно проверить ваш Справочник товаров и удалить позиции-двойники, а при создании нового справочника нужно запретить ввод дополнительных позиций без повторной проверки документа. Рассмотрим на примере.
Пример. В одном из инспектируемых ресторанов была проблема: во время инвентаризации постоянно выявляли то большую недостачу по яйцам, то, в следующий раз, — большой плюс. Одним словом, яйца стали «загадкой века» и чуть было не заставили нас поверить в «магию» беспорядка. Однако после детального анализа мы выяснили, что данный продукт в разное время приходовался по разным кодовым позициям, т.к. в программу были введены три аналогичных наименования: «яйца», «куриное яйцо», «яйца куриные».
Эта история показывает: прежде чем провести фактическую инвентаризацию, необходимо подготовить все данные в учетной программе. А не наоборот — исправлять данные, когда фактический переучет показал плюсы или недостачи.
Этапы подготовки к инвентаризации Во время подготовки к инвентаризации нужно выполнить следующие учетно-подготовительные операции: -проверить проведение всех реализаций; -учесть все приходно-расходные документы; -проверить и внести все перемещения; -внести все списания; -внести калькуляции и реализации по всем новым блюдам, а также тем, которых нет в основном меню, но они были приготовлены и проданы;
-заново провести все документы, чтобы выровнять границы последовательности; выбрать политику учета полуфабрикатов;
-согласовать технико-технологические карты на все блюда кухни и бара; распечатать «пустографки» для фиксации результатов.
Для успешного проведения инвентаризации нужно выполнить немало условий. К счастью, современная автоматизация предприятий ресторанного бизнеса позволяет облегчить и эти процессы. Именно поэтому программное обеспечение ресторана — это последнее, на чем вы должны экономить!
Для проведения инвентаризации должны быть:
-калькуляционно-технологические карты на все блюда кухни и бара, подписанные ответственными сотрудниками;
-технологические и калькуляционные карты на все полуфабрикаты; актуальные остатки в товарно-учетной системе; договоры личной и групповой материальной ответственности с сотрудниками склада, бара, кухни;
-материально ответственные лица на складах и производстве; оборудование для складов и мест хранения материальных ценностей;
-утвержденные схемы и процедуры поступления в ресторан материальных ценностей.
При инвентаризации важно предупредить следующее:
-Неконтролируемые склады. В программе не должно быть неконтролируемых складов (сезонные торговые точки, склады выездной торговли и т.п.). -Корректировка «задним числом». Учетные периоды в системе обязательно должны быть недоступны для редактирования; доступ к их изменениям — только у строго определенных сотрудников.
-Оперативность проведения инвентаризации. Любая задержка в этом процессе может свести его эффективность на нет, поэтому важно сделать инвентаризацию быстро.
-Вид переучета. Выбирайте вид инвентаризации, исходя из ее задач. Это может быть как полная инвентаризация предприятия, так и выборочная, быстрая, оперативная или внезапная.
Переучет: итоги и ответственность Итак, если в результате текущей инвентаризации были выявлены расхождения по товарным позициям, то по ним должен быть назначен дополнительный неполный переучет. Такая инвентаризация займет намного меньше времени, и ее гораздо проще сделать внезапной.
Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют понять, по каким товарным позициям чаще всего происходит списание по итогам всех инвентаризаций за определенный период. Выявление таких позиций говорит о том, что данные товары воруют постоянно, и пересчитывать их необходимо чаще других. Для этого назначают внеплановые неполные инвентаризации по определенным позициям и «приучают» персонал воровать меньше. На основании полученных данных делают выводы. Излишки приходуют, а недостачу удерживают со всех, кто причастен к производственному процессу, где была выявлена недостача.
Помните: излишки не помогут перекрывать недостачи под предлогом пересортицы!
Результаты инвентаризации следует оперативно внести в товарно-учетную программу. По всем выявленным фактам излишков или недостач должны быть предприняты как административные, так и учетные меры. После инвентаризации необходимо закрывать учетный период, чтобы доступ к редактированию был только у полномочных сотрудников. Если вести правильный учет и проводить инвентаризацию корректно, с минимальными затратами, то ресторан значительно выиграет: повысятся эффективность работы и доходы заведения, а у сотрудников не будут возникать мысли о возможных махинациях. Причины недостач, потерь и излишков
Приведу основные причины, по которым возникают недостачи, убытки и излишки в ресторане.
Причинами недостач, потерь и излишков являются:
-Большое меню.
-Отсутствие пересечения блюд по продуктам.
-Неправильная разделка сырья.
-Ошибки в техкартах блюд.
-Ошибки в расчетах калькуляций ПФ.
-Неправильно внесенные в номенклатурный справочник продукты.
-Дублирование названий продуктов и их приход на разные кодовые позиции.
-Не внесены все акты списаний по питанию персонала.
-Не учтены перемещения по подразделениям.
-Не учтены списания и не сделаны калькуляционные карты на специальные блюда для банкетов или спецзаказов.
-Не учтены амисбуши и угощения гостей.
-Не проверены журналы разделки сырья, и эти данные не скорректированы в калькуляции.
-Несоответствие нормам отходов.
-Несоблюдение поварами технологических карт.
-Неправильное хранение продуктов и полуфабрикатов, заготовок.
-Отсутствие планирования закупок (закупают больше, чем требуется). Неправильное снятие остатков.
-Неучтенные списания.
-Порча поварами блюд и продуктов во время приготовления.
-Порча продуктов по срокам годности.
-Хищения.
Успешной всем инвентаризации!
