Как часто в своей работе вы сталкиваетесь с ситуацией под общим названием «почему опять»? Почему опять не поменяли уплотнительные резинки на дверцах холодильников? Почему опять не провели профилактический осмотр холодильных агрегатов? Почему опять забыли вызвать техника на промывку системы? Таких «почему опять» в жизни каждого ресторатора бывает немало. И это понятно. Количество ежедневных задач и рутинных действий зачастую отнимает много времени, и держать все в голове становится просто нереальным.
Есть очень простой и технологический выход из этой ситуации. Предлагаю вам внедрить в работу ваших менеджеров Технический журнал аудитов и ревизий (ТЖА). При должном уровне контроля он позволит избежать не только поломок оборудования, но и сокращения расходов на ремонт и текущую эксплуатацию оного.
Для начала расскажу, как составить ТЖА, а затем определим с вами менеджерские процедуры инициации проведения аудита и осуществления контроля. 1 Составьте перечень всего имеющегося в вашем ресторане оборудования (электрического, теплового, холодильного, кофейного, пивного и пр.).
2 Разделите это оборудование по зонам, к которым оно относится (кухня/цех, бар, зал, офис и пр.).
3 Определите фронт работ, который должен осуществляться с этим оборудованием (профилактика или ревизия). Если вы не обладаете достаточными знаниями о том, что нужно аудировать, всегда можно обратиться к вашим поставщикам оборудования. Они подскажут не только, что нужно делать, но и с какой периодичностью.
4 Внесите эту периодичность (1 раз в неделю, 2 раза в неделю, 1 раз в месяц) в бланк ТЖА.
5 Определите, кто будет выполнять те или иные работы с оборудованием (техник вашего ресторана, представители поставщика, мастер ремонта на аутсорсинге). Заключите с ними соответствующие договоры на проведение этих работ.
6 Оставьте колонку для подписи менеджера, принявшего работы, и даты проведения профилактики или ревизии.
7 Последняя колонка будет называться «Бюджет». Если во время проведения профилактических работ или ревизии обнаружится какая-то скрытая поломка или возникнет необходимость замены каких-либо деталей или узлов, то менеджер впишет предварительную стоимость затрат в эту колонку и обсудит это с руководителем на собрании менеджеров (которое должно проводиться в ресторане не реже 1 раза в неделю). Управляющий будет принимать решение о проведении оплаты незамедлительно или включит эти расходы в бюджет следующего отчетного периода.
Теперь посмотрим на сам ТЖА, как он может выглядеть.
