Александр Мусатов,
тренер-консультант, автор учебников для сотрудников ресторанов, совладелец Hendrick’s bar и True Burger Bar
Сегодня разбираемся с очень важным элементом работы всего ресторана — инвентаризацией. Для начала определимся с терминами.
Инвентаризация является неотъемлемой составляющей ресторанного бизнеса, поскольку позволяет сверять фактические данные с данными бухгалтерского учета. Чем чаще проводятся инвентаризации, тем большим количеством информации вы будете располагать и тем более обоснованные управленческие решения сможете принимать.
То есть фактически — это подсчет остатков продукции в подразделениях и сравнение полученных результатов с расчетным учетом, который ведется в компьютерной системе ресторана.
Итак, представим себе движение товара в виде следующей схемы:
Полная и выборочная инвентаризация
Следует упомянуть, что инвентаризации бывают полные и выборочные. Под полной понимается пересчет всех товарных запасов, инвентаря и так далее. Пересчет должен вестись в базе, так как существуют редко учитываемые расходы, например, на закупку моющих средств. Проводить контроль за такими расходами достаточно сложно, поэтому лучше, чтобы они тоже были отражены. Как правило, полная инвентаризация проводится раз в месяц и проходит по всему предприятию в целом. Главным образом это необходимо для пересчета запасов с целью сравнения фактических и заявленных расходов. Полная инвентаризация ставит перед собой задачу проверки ведения учета и адекватности учетных данных при сравнении с фактическими.
Неполная инвентаризация подразумевает под собой выборочный пересчет заранее определенных дорогостоящих групп товаров (например, алкоголя), наиболее часто подверженных хищениям или способных вызвать злоупотребление со стороны сотрудников. Как правило, сюда же относят группы товаров, приносящие наибольшую прибыль для заведения. Целью неполной инвентаризации является мгновенный контроль за происходящим на предприятии в данный момент и выявление недостач до попыток их сокрытия. Чем чаще проводятся такие инвентаризации, тем меньше происходит сокрытий и хищений, поскольку сотрудники осознают, что проверка может состояться в любой момент.
В обсуждениях на тему инвентаризации сломано не одно копье. Так, часто приходится слышать: «Инвентаризации на кухне без расхождений не бывает!» Да, согласен, производство в ресторане — процесс непростой, и нулевые расхождения — повод задуматься о нечестной работе некоторых сотрудников.
Но не будем впадать в крайности. В вышеприведенном утверждении нет ни слова о том, что расхождения — необъяснимые расхождения — норма. И что мы не должны стремиться к минимальным плюсам/минусам. И что на пересортицу следует закрывать глаза.
Единственный способ контроля расхождений и пересортицы — инвентаризация, и чем чаще ты ее проводишь, тем лучше.
Менеджерам кухни и бара важно уметь понимать, из чего складываются расхождения после инвентаризации. И, прежде чем принимать решение о списании или приходе продуктов, необходимо проанализировать свои расхождения и объяснить их причину.
Способы проведения инвентаризации
Об этом можно вообще написать отдельную статью. Как только ни проводят инвентаризацию в ресторанах: и переливают, и замеряют «на глаз», и делают отметки маркерами, и используют специальные линейки-лекала!
Тем временем прогресс уже давно не стоит на месте, и в тех ресторанах,где не требуется «плюсы свести с минусами» и при этом дать возможность «нагреть руки» сотрудникам, которые в силу своих полномочий могут это сделать, можно использовать точную систему проведения переучета.
К сожалению, здесь стоит сказать, что вы можете столкнуться с физическим ограничением во внедрении подхода, о котором пойдет речь далее. Не все системы учета, существующие сегодня на рынке, вам позволят это сделать.
Я рассмотрю возможности точной инвентаризации на примере работы с программным обеспечением от компании IIKO (официальные представительства этой компании есть по всей стране).
Теперь по порядку.
Если мы не берем коммерческие товары (покупаемые у поставщика), а создаем свои (наиболее распространенная практика в баре — создание сиропов, пре-миксов и прочих заготовок), то их также необходимо инвентаризировать. Для этого мы определяем раз и навсегда, в какой таре будет храниться (использоваться на рабочем месте) та или иная заготовка. Это относится и к продуктам.
Штрихкод по умолчанию имеется на всей покупной продукции. А как быть со своими сиропами или заготовками? Очень просто. Создаем и печатаем штрихкоды сами. Об этом можно почитать в Интернете инструкцию по созданию штрихкодов на основе шрифтов (Barcode 1.0).
После этого к каждой карточке товара (п/ф) «привяжите» данный штрихкод, то есть внесите его в систему. Ваш системный администратор, или бухгалтер, или специалист службы поддержки должен знать, как это сделать.
Да, вам понадобятся специальные весы и сканер штрихкодов, которые можно подключать к компьютеру. Узнайте у службы поддержки вашей учетной системы, какая модель вам необходима! Не торопитесь совершать непроверенные покупки!
Продукты на кухню и в бар вы и так приходуете по весу (кроме штучного товара). Теперь мы начинаем приходовать алкоголь и безалкогольные товары по весу (указываем уже заведенный объем бутылки при приходе). Например, IIKO сама может рассчитать соотношение веса к объему (коэффициент плотности напитка), что заметно упрощает процесс подсчета.
Дело за малым: ставим товар в стандартной таре на весы, проводим сканером штрихкода, и значения сразу же попадают в окно программы инвентаризации. Что может быть проще и точнее?
