Правила подготовки и проведения банкета от ресторатора, управляющей сети Honey Ольги Гершон
Организация банкета начинается с команды ресторана, поэтому все правила его обслуживания составляют для персонала в целом.
Главные требования:
скорость
квалификация
настроение
соблюдение тайминга
дисциплина внешний вид.
1. Что необходимо обсудить с командой:
• формат мероприятия;
• количество гостей;
• их статус;
• особенности банкета.
2. Помимо менеджеров, контролирующих проведение банкета, обязательно назначьте одного старшего официанта.
3. Согласно схеме рассадки гостей распределите столы между официантами.
4. Особое внимание уделите:
• коммуникации с шеф-поваром;
• правилам подачи напитков;
• правилам смены и уборки грязной посуды со стола;
• правилам выноса блюд.
Все должно быть грамотно распределено: своевременно и синхронно.
Банкетное меню
1. Составьте банкетное меню.
2. Сделайте для заказчика мини-дегустацию, выслушав все его пожелания, обсудив формат вечера, количество гостей.
3. Важно показать фото, как все будет выглядеть, ведь заказчик должен визуализировать мероприятие. И фотографии — один из быстрых инструментов, которые покажут гостю подачу блюд, расстановку столов, оформление зала. Это всегда работает.
4. Кроме основного меню, не забывайте о детском, вегетарианском меню. Это то, без чего на сегодняшний день не обходится ни один ресторан.
5. Электронный формат меню. Многие рестораны давно ввели правило, принимая бронь на 10 человек и больше, предлагать гостям выслать меню в электронном виде, сделать предзаказ, помочь определиться с выбором закусок и напитков в начале вечера. Это, скорее, забота ресторана о том, как сделать их, возможно, обычный вечер пятницы идеальным. Предзаказ помогает подготовиться одновременно на всех процессах и не испортить мнение о профессионализме команды ресторана.
6. Важно пригласить для обсуждения банкетного меню шеф-повара ресторана, вместе выслушать пожелания заказчика, правильно направить его, рассказать о плюсах тех или иных блюд, корректно подсказать гостю ассортимент и количество еды, ссылаясь на собственный опыт. Такой подход необходим, поскольку заказчик всегда переживает, чтобы столы не были пустыми, или, наоборот, не осталось лишней еды.
Стоимость банкета
Откуда берется цена на канапе? Почему мини-закуска иногда стоит как полноценный салат? Возникает много вопросов и есть масса вариантов в просчете банкета. Каждый ресторан выбирает для себя экономически выгодный вариант, отталкиваясь от запроса гостя и цен конкурентов.
1. Важно помнить: организовать праздник можно при любом бюджете.
2. Если банкет проводится на общих условиях размещения, без закрытия площадки под мероприятие, то особенной стоимости на него нет. Достаточно с менеджером заведения выбрать стол, сделать предзаказ согласно рекомендации, не забыв предварительно обсудить желаемый бюджет мероприятия, и в назначенное время провести банкет без каких-либо дополнительных услуг в конечном счете. Адекватно оценить блюда и напитки на своем столе гость сможет без особых проблем, если он завсегдатай вашего ресторана.
3. Для удобства гостей рестораны выводят среднюю стоимость банкета на одного человека — с напитками и без них. Важно считать эти суммы раздельно, поскольку конечную стоимость именно эти две составляющие и формируют. Уровень напитков на банкетах всегда разный, к тому же многие рестораны сегодня разрешают отметить событие, заплатив в ресторане только за кухню.
4. При заказе всего зала или ресторана под закрытое мероприятие учитывается:
• стоимость банкета на 1 человека в заявленной локации и стоимость с оговоренным количеством человек;
• стоимость аренды отдельного банкетного зала без привязки к количеству гостей;
• фиксированная стоимость аренды всего ресторана. Тут уже от заказчика зависит, каким будет меню при фиксированной стоимости: на 10 человек или на 100.
Тайминг
При организации банкета важно, чтобы гости были сыты и не ожидали долго очередной перемены блюд. Для этого банкет-менеджер должен четко понимать:
• сколько времени будет длиться банкет;
• в каком формате он пройдет;
• конечный выход блюд в граммах на человека. Все это следует обсудить с заказчиком. Например, для свадебного банкета длительностью 5–6 часов общий вес блюд на человека должен составлять не меньше 1 500 г, включая десерт.
Организация пространства
1. Для того чтобы правильно рассадить гостей, необходима встреча с заказчиком и организаторами на месте, где можно обсудить детали и учесть все нюансы.
2. Как правило, для банкета необходимо:
• место для подарков и цветов;
• performance place (идеально, если все коммуникации к нему будут выведены с возможностью выхода на улицу не через центральную входную группу для технического оснащения банкета);
• kids place. Если ресторан не предусматривает детской комнаты, то о досуге маленьких гостей стоит подумать заранее.
3. Важно обсудить рассадку гостей с заказчиком, чтобы избежать нелепых ситуаций и ссор.
4. Уделите внимание форме и размеру столиков: круглые или прямоугольные, большие или маленькие.
5. Возможно, ваше мероприятие допускает вынос ресторанной мебели из зала.
6. Заранее убедитесь в том, что менеджер правильно услышал пожелания заказчика и утвердите рассадку гостей до начала мероприятия.
Особенности работы персонала
Главный показатель классной работы команды — счастливый гость. Это подмечаешь, когда находишься в зале во время праздника. Ты видишь настроение заказчика, реакцию присутствующих. А гость, в свою очередь, видит тебя — и автоматически всю ответственность за свой праздник смело перекладывает на ресторан. В такой момент очень важна профессиональная, но абсолютно бесшумная работа официантов, без лишних споров и громких вопросов, максимум внимания к каждому гостю, вежливость сотрудников и взаимовыручка.
Стоит ли закрывать ресторан ради банкета
Еще 4–5 лет назад я ничего страшного в этом не видела. Сегодня с уверенностью могу сказать: этого делать не стоит. Допускается нечастое закрытие ресторана под банкет, условно 1–2 раза в месяц. Как альтернативу можно предлагать будние дни для проведения корпоративных мероприятий или первую половину дня для бизнес-завтраков.
МОЙ СОВЕТ: ЕСЛИ ВЫ СОЗДАЛИ КЛАССНЫЙ ПРОЕКТ, В РЕСТОРАНЕ ВКУСНО ГОТОВЯТ, ОН ПОЛЬЗУЕТСЯ ПОПУЛЯРНОСТЬЮ, ЗАВЕДЕНИЕ АТМОСФЕРНОЕ — РАБОТАЙТЕ ДЛЯ ВСЕХ КАЖДЫЙ ДЕНЬ. УДЕРЖИТЕСЬ ОТ СОБЛАЗНА ЗАРАБОТАТЬ ХОРОШИЕ ДЕНЬГИ ЗА ЗАКРЫТИЕ ВСЕГО РЕСТОРАНА РАДИ БАНКЕТА, ВОЗЬМИТЕ ПОД КОНТРОЛЬ СВОИХ БАНКЕТ-МЕНЕДЖЕРОВ И ЕЖЕДНЕВНО, БЕЗ ПАУЗ СОЗДАВАЙТЕ ПРАЗДНИК ДЛЯ ОГРОМНОГО КОЛИЧЕСТВА ГОСТЕЙ.
